В данной статье я решил поделиться методом, который позволяет мне решать быстро огромное количество задач абсолютно разных направлений, и ничего не упустить. Самое главное – он очень простой и для его внедрения хватит одного или 2-х (максимум, 3) листа бумаги формата А4 или меньше.
За годы ведения бизнеса у меня не прижились никакие электронные ежедневники; зато я не зависим от интернета и электронных устройств. Как не потерять идею, которая возникла, пока вы утром принимаете душ? Как сохранить ВСЕ свои идеи до единой, выполнить задачи и потом наслаждаться результатами? Прошу к прочтению, друзья!
Организация списка задач.
Эти списки у меня имеют иерархию. Высший уровень называется «Генплан», нижестоящий уровень – «бегунок», самый маленький – «оперативный план». Каждая задача формулируется кратко, одним словом, либо предложением.
Генплан (страница или разворот в ежедневнике) – ВСЕ задачи, которые перед вами стоят. Это отражение всех процессов вашего бизнеса. В моем ежедневнике это разворот, его я обновляю (переношу задачи на новый разворот) примерно раз в неделю или две. Левая страница – дела, посвященные стратегии, медиа и прочим делам ВНУТРИ бизнеса; правая страница – дела касательно существующих и ожидаемых новых проектов.
Второй листок – «бегунок» — то, что нужно сделать за текущий день или иной небольшой период времени (до недели). Это «выжимка», и я его делаю таким образом, чтобы в принципе, можно было с ним работать всю неделю, не обращаясь к генплану, а в конце недели (или иного периода) внести коррективы в генплан, а этот листочек выбросить.
Кстати, я так его назвал, потому что чаще беру его с собой в дороге – не люблю возить с собой ежедневник, это неудобно.
Листок №3 – оперативный план. Он создается, когда требуется создать третий уровень дел, к примеру, планы на вечер – вы сидите и работаете и вам надо за вечер сделать несколько вещей. Сделали все – выбросили листочек, внести коррективы в «бегунок» или генплан.
Создание и пополнение списка задач.
Все, что надо решить в текущий временной период (генплан, «бегунок», оперативный план), все, что приходит вам в голову, что возникает в процессе переговоров, вашей работы, то, что вы считаете важным к выполнению – вносите сюда. Просто списком, без всякой сортировки.
Это легко сделать прямо сейчас – любой менеджер или предприниматель может сесть и выписать подряд все дела, которые перед ним стоят. Хранить это в голове – очень неэффективно. Поэтому вносим сюда все, в процессе дня и ночи, размышлений, пока утром принимаете душ – пришла идея – вышли из душа, записали.
Тут происходит интересная вещь – вы уверены, что все дела у вас на бумаге и потому они у вас не «висят» в оперативной памяти. Вы не переживаете, что чего – то забудете, и ваш мозг спокоен. Так вы: а) меньше нервничаете, а это в бизнесе важно; б) у вас есть много времени, чтобы думать, анализировать ситуации в жизни и бизнесе, прислушиваться к голосу интуиции, размышлять о вашей миссии на этой земле, мечтать и т.д.
Это невероятно важно, освободить пространство в голове! И это при этом, что ваши знакомые и сотрудники удивляются вашей сверхпроизводительности (и это правда)! Здорово же?
Планирование на день – как вы понимаете теперь, это легко сделать. Просто создаем список уровня ниже в иерархии, чем генплан, на новом листочке, и переносим туда задачи, выбранные из генплана.
Ведение списка дел – постоянно его просматриваете и делаете его по порядку или не по порядку, но пока не сделаете весь (это важно, ниже напишу, почему!), или пока он настолько не будет исписан, что нужно все перенести на новый листок (удалив при переносе уже выполненные задачи).
Статусы задач (отмечаем специальным значком слева от задачи):
! «восклицательный знак» — задача требует решения срочно, в течение этого дня;
. «точка»: задача решается, в процессе, например, мы отправили запрос кому – то и ждем ответа, если он долго не отвечает, задача, помеченная точкой, нам говорит, что надо человеку позвонить и узнать, как там дела;
+ «плюс»: задача в целом решена, требует еще каких — то уточнений, но принципиально вопрос решен в нашу пользу;
+ обведенный в кружочек: задача решена в нашу пользу, про нее можно забыть и не включать в новый список;
— «минус»: задача не решена, но в будущем может быть решена в нашу пользу, поэтому переносим ее куда – то в будущее (например, клиент прямо сейчас не хочет работать, но готов вернуться к вопросу через полгода. Ок, через полгода я вам наберу).
? – «минус обведенный в кружочек»: задача не решена, про нее можно забыть окончательно.
Некоторые пояснения.
Главное — решить вопрос с тем, чтобы: 1) к вам поступало из разных каналов много «чистой» хорошей входящей информации для принятия каких — то решений – заявки от клиентов, запросы, информация о мероприятиях, где надо выступить и т.д.
2) от вас шел сильный исходящий поток – мониторинг заказчиков, создание списка задач подчиненным, обратная связь по проектам, написание статей, подготовка интервью для телевидения и т.д. Исходящий поток рождается от вас, как от личности (ваша ВОЛЯ и ЦЕЛИ), а так же от стратегии компании, и, конечно, как ваша реакция на изменения в окружающей действительности.
Кроме списков, я использую календарь, где вручную помечаю, обводя даты кружочками, что и когда будет происходить – для наглядности. Надо оценить загруженность будущей недели при планировании – смотрим его и видим, ага, я буду занят во вторник и четверг, встречи с клиентами надо перенести на понедельник и пятницу, а посидеть поработать в среду вечером + в этот день назначить переговоры с партнерами и другого города / страны.
А так же в какой — то день можно посидеть в ресторане с девушкой или сходить в кино.
Кстати, в результате все планируется на месяцы вперед и становится очень легко. Друзья удивляются – как у меня нет времени ходить куда — то вне плана (на всякую чушь точно нет времени); многие люди, которые хотят, чтобы я поучаствовал в каких – то их проектах (далеко не всегда интересных мне) так же недовольны.
А вот оказывается, человек занят своим делом и ему точно не до ваших мастер – классов французской косметики или непонятных бизнес – встреч по мутным проектам. Удивительно, правда?
Хотя, разумеется, важные дела могут вклиниться в планы в любой момент (важные для меня). И семью, семейные дела я обычно ставлю как более приоритетные, чем бизнес. Но тут, конечно, все по ситуации.
Живите своей жизнью, идите к своим целям, это должен быть очень мощный поток, и особое состояние кайфа в душе.
И еще важно – задачи надо решить немедленно, ничего не откладывая — если задача может быть решена в течение 3-5 минут (ответ на письмо, звонок и т.д.) – делайте ее, иначе вы «завалитесь» в делах.
Да, я работаю быстро.
Желаю вам больше хороших плюсов, обведенных кружочками!
Виталий Лажинцев
совладелец «Альянс+»
участник Комитета по рекламе АлтТПП