Очень важный навык руководителя, а тем более – у первых лиц компаний. Признаться, несколько лет назад это было очень сложно для меня в принципе. Говорят, предприниматели – люди несистемные, свободные. Ломать себя тяжело и точно не стоит. Со временем пришел к выводу, что главное – это выполнение важных задач в оговоренные сроки и контроль.
«Системные» люди могут и умеют каждый день в течение многих лет приезжать в офис к примеру, к 8.00 утра и работать полный рабочий день. По-моему, здесь требуется огромная выдержка, при этом результат их работы, увы, не всегда может быть успешным. Не всегда он ведет к росту личного дохода или повышению в должности.
Еще до того, как создать «Альянс+», я всегда договаривался о свободном графике работы с партнерами или работодателем. Уже тогда у меня сложилось понимание, что правило Парето работает и 20% усилий дают 80% результата. Но вот как отличить, какие усилия входят в эти 20%? Даже сейчас на этот вопрос ответить нелегко. Только опыт и здравый смысл позволяет оценить, за каким действием запускается тот самый «каскад возможностей», дающий успех на выходе.
У предпринимателя нет недостатка в делах, которые нужно выполнять. Ранее я писал здесь о системе, которую применяю. Со временем столкнулся с тем, что каждый день в моем рабочем листе есть около 100-150 дел. И так постоянно. Как же быть? Да, некоторые из них в приоритете, но сделать все сразу точно не получится.
Правила выработались следующие.
— определить 5-10 основных задач на рабочий день. Выписать их на отдельный листок (до сих пор не использую электронные носители). После чего решать их. До конца, либо до момента пока не «передашь пас» и не начинаешь ждать по ним ответа от другого человека (сотрудника, клиента, партнера). Дополнительный плюс такого подхода – домой вечером уезжаешь довольным, что главное в этот день сделано, а не разраженным, что у тебя есть 100 нерешенных задач.
Как определить главное? У нас это либо это важно по срокам и ведет к деньгам и развитию бизнеса (например, завершение проекта), либо это начало нового проекта (заключить сделку, подготовить предложение, провести встречу), либо это стратегически важно для бизнеса (подготовить предложение по деловому партнерству, подписать договор о сотрудничестве), либо это важно для личностного роста (интересная встреча, которая так же открывает новые возможности). Ко всему стоит относиться с позиции преследования своих целей в первую очередь. Не отказывать другим в просьбах, но в первую очередь отстаивать свою линию (думаю, это отличает предпринимателей как вид).
Стоит так же фильтровать входящий поток информации (например, бесконечные «выгодные» предложения по бизнесу). Выгодные чужомубизнесу, главным образом.
На самом деле соблюдение этого принципа дает со временем уверенность. Понимаешь, что да, твоя система работает, начинаешь больше доверять себе. Развивается интуиция. Становишься спокойнее и не переживаешь по каким-то вопросам.
Кстати сказать, пока решаешь эти главные задачи, остальные тоже решаются параллельно сами собой (ведь приходит почта, звонит телефон, работает команда, «не спят» заказчики и партнеры).
— качественная «передача паса». Под этим подразумеваю правило: если я делаю какую-то задачу, но делаю ее на 100% внимательно, быстро и качественно, после чего передаю кому-либо. Например, это может быть письмо от клиента с пожеланиями по проекту, значит, нужно его быстро проверить, адаптировать и переслать в разработку, возможно, по каким-то пунктам уточнить вопросы. Сделал всё — отправил письма, дальше занимаешься другим, так, чтобы больше к этому не возвращаться.
Здесь важно, во-первых, уметь работать эффективно (быстро печатать, быстро читать), во-вторых – «добивать» вопросы до конца. Многие люди страдают тем, что не могут этого делать – приходит список задач, и человек делает только часть, остальное пропускает. Не знаю, почему так происходит, видимо, по различным причинам, но это очень замедляет все процессы.
В частности, в работе интернет-компании. Отправлены замечания специалисту агентства – он сделал часть – отправлено письмо клиенту – клиент ответил, что еще не все готово + добавил еще правок – письмо приходит разработчику и опять делается не все. Это может стать бесконечным замкнутым кругом.
Потому стараюсь перечитывать письма перед отправкой, следить, чтобы все было понятно получателю (если человек вас не понимает, то ответственны за это вы!). Переделывать однажды сделанное – неэффективно.
Подытожим – качественный «пас» понятен получателю и учитывает все, что нужно для работы. И он «освобождает» на время от работы пасующего. Особенно в нашей сфере, когда проект делается группой специалистов.
— делегирование всего что можно делегировать. Насколько знаю, неумением это делать страдают многие предприниматели. Почему? Страшно, что что-то будет сделано не так. Либо есть недостаток людей в команде, кому можно доверять (это очень тревожный сигнал).
Как я решал это? В первую очередь научился сам быстро работать, переключаться с задачи на задачу почти мгновенно и реально в день делать массу всего. Правда, потом наступает «выгорание» и нужно обязательно отдыхать.
Плюс такого подхода – позитивный пример для коллег и рост бизнеса, расширение возможностей, увеличение прибыли. Глубоко убежден, что эффективность – один из важнейших показателей «качества» ведения предпринимательской деятельности. И даже если действий делается вроде как мало, они должны запускать целый «каскад событий», благодаря чему бизнес растет или управляется быстро.
Создание, обучение и развитие команды – особая большая тема. Кроме того, здесь встает вопрос контроля. Но это уже делегирование в любом случае – контроль за качественно выполненной задачей это совсем не то, что все делать самому.
— планирование дня, недели, месяца и т.д. Непреложное правило. Сколько я не слушал экспертов, успешных предпринимателей – планируют все. Но мало запланировать, нужно еще уметь встраивать в расписание всякие неожиданности, быстро меняться и реагировать на «возмущающие» факторы – вот тут нужно целое искусство. Неопределённость всегда будет, жизнь состоит из неожиданностей и вновь возникающих задач.
Сам планирую тактику на год (в общих чертах); на 2-3 месяца вперед – недели, дни, даты; на 2-3 недели – часы. Стараюсь не хранить ничего в уме, все держать в своей системе из «листочков бумаги». Кстати говоря, задачи тоже не храню в уме, при любой возможности стараюсь отключить поток мыслей, чтобы мозг отдыхал.
Хороший план спасает, двигает бизнес вперед и заставляет брать ответственность и делать дело, даже если нет желания или устал.
— следование жизненным приоритетам. Да, текущая деятельность не должна идти в разрез с ценностями человека. Невозможно заниматься бизнесом, считая, что предприниматели – бездельники. Невозможно заниматься нелюбимым делом долго. Жизнь слишком коротка, чтобы тратить ее таким образом. Со временем я понял, что возможностей вокруг огромное количество, найти дело по душе всегда получится. Это может быть и бизнес, и работа в хорошей компании, и партнерство. Но, возможно, сначала стоит попробовать многое и узнать многое. Не зацикливаться на чем-то одном и расширять кругозор. Когда занят делом, которое по душе – легче быть дисциплинированным.
Очень легко довериться кому-то и заняться делом, которое по итогу ничего полезного и хорошего не даст. Очень легко потратить время жизни на «пустое».
Главным же в совершенствовании личной дисциплины считаю осознание того, насколько это важно для себя. Осознание, что это важно не кому-то, а именно тебе.
Тогда, после получения качественных результатов, с уверенностью можешь сказать: «да, я достиг этого благодаря упорной работе и дисциплине каждого дня!». Начинаешь быть еще обязательнее, еще точнее и качественнее планировать, развиваться. Так действует положительная обратная связь от окружающего мира.
Виталий Лажинцев
CEO «Альянс+»