Автоматизация бизнес-процессов выгодна по многим причинам: снижаются потери новых клиентов, сокращаются управленческие ошибки, повышается производительность, улучшается качество обслуживания и эффективность компании в целом и каждого сотрудника.
В «Битрикс24» есть все инструменты, позволяющие сделать работу сотрудников проще и прозрачнее, улучшить взаимодействие с клиентами. Для каждой компании мы подбираем подходящий вариант, который сможет решить ее проблемы и оптимизировать именно ее процессы.
Компания «ОдиссейСистемс» с 2014-го года специализируется на комплексном решении проблем чистоты и гигиены для всех видов пищевых производств. Оборудование компании установлено на молочных и мясных комбинатах, рыбных заводов, птицефабриках, пивоваренных заводах, убойных цехах. Иными словами, необходимость в подобных системах есть на всех пищевых предприятиях, где необходимо проводить пенную мойку оборудования и уборку помещений в каждодневном режиме.
Для Odyssey Systems стояла задача внедрения облачной CRM-системы “Битрикс24” с лицензией CRM+ для комплексной автоматизации работы компании и структурирования клиентской базы. Особенно важно было свести в одну систему клиентов, чтобы создать единую базу.
Клиенты в основном обращаются через сайт и заполняют там форму «Запросить коммерческое предложение», это является точкой начала взаимодействия. Неструктурированная клиентская база грозит многими проблемами для компании и ее прибыли: сотрудники забывают связываться с клиентами, а следовательно, клиенты «забывают» купить, заявки теряются и не обрабатываются.
Этапы нашей работы:
- брифирование клиента;
- агрегация основных бизнес-требований к внедрению;
- моделирование бизнес-процессов клиента в нотации BPMN;
- разработка технического задания на внедрение «Битрикс24»;
- техническая реализация всех работ, описанных в техническом задании на проект;
- обучение сотрудников клиента;
- техническая поддержка системы «Битрикс24».
Для эффективного внедрения CRM-системы необходимо «навести порядок» — наглядно представить всю деятельность организации. Для этого мы смоделировали бизнес-процессы клиента в нотации BPMN, иными словами формализовали деятельность Odyssey Systems в виде набора удобных и простых в использовании документов, определяющих, что и как должно происходить, кто за что отвечает.
Пример бизнес-процесса представлен ниже.
При разработке технического задания и дальнейшей настройке системы мы брали за основу текущие процессы в компании. Бизнес-процессы помогают автоматически изменять статусы элементов CRM, заполнять какие-то поля, создавать новые элементы, например, сделки. Мы настроили воронку продаж в соответствии с моделью, которая позволила вести крупные проекты и не забывать все детали и особенности проекта.
Еще была необходима интеграция с телефонией Zadarma, для отслеживания обращений клиентов. Интеграция с телефонией является важным источником для получения статистики работы отдела продаж. Если мы знаем продолжительность звонка, количество входящих, исходящих, отвеченных, пропущенных и тд., то можно легко определить качество работы и производительность сотрудников.
Также необходимым было подключение почты для фиксирования всех лидов, так как на почту приходят заявки с сайта и таким образом их можно передавать в “Битрикс24”.
Настроена Оргструктура компании с разделением прав сотрудников. Это важная иерархия, которая определяет состав и соотношение отделов компании.
Внедрение CRM-системы “Битрикс24” решило основные «боли» компании:
- теперь база клиентов структурирована, никому не забывают перезвонить и выставить счет;
- наведен порядок в проектах, в которых легко отследить порядок действий, текущие задачи и ответственных лиц;
- нет необходимости держать информацию в голове или на бумажных носителях;
- не срываются сделки, сроки, встречи, переговоры.
Так как внедрение систем автоматизации происходит поэтапно, запланированы дальнейшие работы по:
- расширению интеграции с почтовыми сервисами;
- настройке дополнительных роботов;
- созданию единой базы документации.
Системная работа с заявками, проектами и командой напрямую влияет на прибыль компании, упрощает работу сотрудников и показывает собственнику прозрачность работы компании.